Eine Reisekostenrichtlinie (Travel & Expense Policy) definiert, wie Geschäftsausgaben getätigt und erstattet werden. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist sie unverzichtbar — nicht nur zur Kostenkontrolle, sondern auch zur Einhaltung der strengen steuerlichen Anforderungen nach GoBD, UStG und Abgabenordnung. Für Mitarbeitende und Selbstständige schafft sie Klarheit und vermeidet das monatliche Hin und Her mit der Buchhaltung.

Warum eine Reisekostenrichtlinie unverzichtbar ist

Ohne formale Richtlinie entsteht eine Grauzone: Mitarbeitende raten, was erstattungsfähig ist, Abrechnungen werden inkonsistent, und die Buchhaltung verbringt Stunden damit, fehlende Belege nachzufordern. Der Schuhkarton voller verblasster Thermobelege am Monatsende ist leider immer noch Realität in vielen Unternehmen.

Für Berater bei Firmen wie Roland Berger, McKinsey oder BCG, für Vertriebsmitarbeitende auf Dienstreise zwischen Wien und München, oder für Freelancer mit internationalen Kunden: Unklare Regeln bedeuten verlorene Zeit und bares Geld.

Die wahren Kosten unklarer Regelungen

Die Probleme gehen weit über Verwirrung hinaus:

• Finanzielle Ineffizienz: Ohne definierte Obergrenzen und bevorzugte Anbieter eskalieren Kosten unbemerkt.
• Compliance-Risiken: Im DACH-Raum sind die Anforderungen besonders streng. Mangelhafte Dokumentation kann bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu Nachzahlungen und Strafen führen — insbesondere beim Vorsteuerabzug nach §15 UStG.
• Administrativer Aufwand: Die Buchhaltung wird zum Flaschenhals. Fehlende Belege, unleserliche Kassenbons und unvollständige Angaben verzögern Erstattungen und frustrieren alle Beteiligten.
• Unfairness: Ohne dokumentierte Regeln wirken Erstattungsentscheidungen willkürlich.

Kernziele einer Reisekostenrichtlinie

Eine gut definierte Reisekostenrichtlinie ist keine Bürokratie — sie ist eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, die beide Seiten schützt.

Was gehört in eine starke Reisekostenrichtlinie?

Eine effektive Richtlinie funktioniert als praktischer Leitfaden, nicht als restriktives Regelwerk. Sie beantwortet häufige Fragen, bevor sie gestellt werden.

Buchungsverfahren

Lege fest, wie und wo Dienstreisen gebucht werden:

• Zugelassene Buchungskanäle: Muss über ein Travel-Management-Tool wie SAP Concur oder Spendesk gebucht werden? Oder ist Direktbuchung erlaubt?
• Vorabgenehmigung: Welche Ausgaben brauchen eine Freigabe vor der Buchung? In der Regel: Flüge, mehrtägige Hotelaufenthalte, Einzelausgaben über 500 €.
• Zahlungsmittel: Firmenkreditkarte oder private Vorlage mit späterer Erstattung?

Ausgabenkategorien und Obergrenzen

Das Herzstück deiner Richtlinie. Definiere klare Kategorien und Limits:

• Flüge: Economy für Strecken unter 6 Stunden. Premium Economy oder Business Class nur mit Vorabgenehmigung für Langstrecke.
• Unterkunft: Klare Obergrenzen pro Nacht, angepasst nach Stadt. Beispiel: 150 €/Nacht in Berlin, 200 €/Nacht in München, 280 €/Nacht in Zürich.
• Transport: Regelungen für Taxi, Uber, öffentliche Verkehrsmittel und Mietwagen. Für Mietwagen: maximale Fahrzeugklasse definieren.
• Verpflegung: Hier hast du zwei Optionen: Verpflegungsmehraufwand (Tagespauschalen) oder Erstattung der tatsächlichen Kosten gegen Beleg.

Verpflegungsmehraufwand im DACH-Raum 2026

Die Pauschalen unterscheiden sich je nach Land erheblich:

• Deutschland: 14 € (Anreisetag/Abreisetag oder 8-24h abwesend), 28 € (ganztägig 24h abwesend)
• Österreich: 26,40 € pro Tag (bei mehr als 12h Abwesenheit)
• Schweiz: Länderspezifische Sätze nach BMF-Tabelle

Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber (z.B. Hotelfrühstück) muss abgezogen werden. Berechne die genauen Beträge mit unserem Verpflegungsmehraufwand-Rechner oder dem Tagegeld-Rechner. Eine vollständige Übersicht der aktuellen Sätze findest du in unserer Spesen 2026 Tabelle.

Kilometerpauschale

Für Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug gelten folgende Pauschalen:

• Deutschland: 0,30 €/km (ab dem 21. km: 0,38 €)
• Österreich: 0,42 €/km (PKW), mit Mitfahrer-Zuschlag
• Schweiz: 0,70 CHF/km

Berechne deine Fahrtkosten mit dem Kilometerpauschale-Rechner.

Bewirtungskosten — ein DACH-Sonderfall

Bewirtungskosten unterliegen in Deutschland besonders strengen Regeln nach §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG:

• 70% der Kosten sind als Betriebsausgabe absetzbar
• Vorsteuer ist zu 100% abzugsfähig (wenn korrekt dokumentiert)
• Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg: Ort, Datum, Teilnehmer (mit Firmenzugehörigkeit), geschäftlicher Anlass, Höhe der Aufwendungen
• Bei Rechnungen über 250 € gelten die vollen Anforderungen nach §14 UStG

In Deutschland gibt es einen eigenen amtlichen Vordruck für Bewirtungsbelege. Ohne korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg kann das Finanzamt die gesamte Ausgabe streichen — inklusive Vorsteuerabzug.

In Österreich und der Schweiz sind die Regeln ähnlich streng, aber mit eigenen Besonderheiten (z.B. BAO in AT, MWSTG in CH).

Nicht erstattungsfähige Ausgaben

Definiere klar, was nicht erstattet wird:

• Upgrade auf Business Class ohne Genehmigung
• Minibar, Pay-TV, Wellness
• Strafzettel und Parkgebühren bei Verstößen
• Kinderbetreuung
• Persönliche Einkäufe und Hygieneartikel

Spesenabrechnung und Erstattungsprozess

Eine Richtlinie ist nur so gut wie ihr Erstattungsprozess. Wenn die Abrechnung komplizierter ist als die Reise selbst, stimmt etwas nicht.

Spielregeln für die Einreichung

Fristen: Alle Spesenabrechnungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach Reiseende eingereicht werden.

Dokumentationsstandards: Die Ära des Schuhkartons ist vorbei. Eine moderne Richtlinie verlangt:

• Digitale Belege: Klare Fotos oder Scans der Original-Belege
• Zahlungsnachweis: Kreditkartenabrechnung oder Buchungsbestätigung
• Geschäftlicher Anlass: Jede Ausgabe braucht eine kurze Erklärung des Geschäftszwecks

GoBD-Konformität — Pflicht in Deutschland

Für Unternehmen in Deutschland ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) Pflicht:

• Digitale Belege müssen revisionssicher archiviert werden
• Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein
• Eine Verfahrensdokumentation muss beschreiben, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden
• Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre nach §147 AO

Das ist deutlich strenger als in vielen anderen Ländern (USA: 3-7 Jahre, UK: 5 Jahre). Wer hier nachlässig ist, riskiert bei einer Betriebsprüfung empfindliche Konsequenzen. Mehr zu den gesetzlichen Anforderungen findest du bei Haufe.

Freigabe und Erstattungszeitlinie

Definiere einen klaren Freigabe-Workflow:

1. Vorgesetzte/r prüft und genehmigt den Bericht
2. Buchhaltung macht die finale Prüfung
3. Erstattung innerhalb von 5-10 Werktagen

Verzögerte Erstattungen belasten Mitarbeitende, die privat vorgestreckt haben. Das untergräbt Vertrauen und Motivation.

Weg von manuellen Prozessen

Manuelle Methoden — Excel-Tabellen, gescannte Belege per E-Mail — sind langsam und fehleranfällig. Studien zeigen, dass nur 18% der Geschäftsreisenden konsequent das firmeneigene Buchungstool nutzen, oft weil der Einreichungsprozess zu umständlich ist.

Das Ziel eines Spesenprozesses ist nicht Kontrolle um jeden Preis — es ist eine Erstattung, die einfach, schnell und compliant ist. Wenn der Prozess schmerzhafter ist als die Reise selbst, ist er kaputt.

Tools wie Bill.Dock lösen genau dieses Problem. Statt manueller Dateneingabe machst du ein Foto vom Beleg. Die KI extrahiert alle relevanten Daten — Händler, Datum, Betrag, MwSt., Währung — mit über 95% Genauigkeit. Erstelle deine Spesenabrechnung mit unserem Spesenabrechnung-Tool oder berechne deine kompletten Reisekosten mit dem Reisekosten-Rechner.

Internationale Reisen und Mehrwährungsausgaben

Wenn dein Team grenzüberschreitend arbeitet — zwischen Wien, Zürich und Frankfurt oder auf Konferenzen in Singapur — wird die Spesenabrechnung komplex. Unterschiedliche Wechselkurse, Auslandstransaktionsgebühren und variierende Steuerregeln machen manuelle Umrechnungen zum Albtraum.

Klare Regeln für Auslandsausgaben

• Wechselkursquelle: Alle Fremdwährungsausgaben werden zum Kurs der EZB am Transaktionsdatum umgerechnet.
• Auslandstransaktionsgebühren: Bankgebühren für geschäftliche Auslandstransaktionen sind erstattungsfähig.
• Vorsteuer und Compliance: Für Reisen innerhalb der EU sind Belege mit korrekter USt-Information essentiell für den Vorsteuerabzug. Nutze unseren MwSt-Rechner zur schnellen Brutto-Netto-Umrechnung.

Auslandspauschalen nach BMF

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten länderspezifische Verpflegungspauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht werden. Die aktuellen Sätze variieren stark: London liegt bei 58 €/Tag, New York bei 66 €/Tag, Tokio bei 53 €/Tag. Eine Übersicht findest du in unserer Spesen 2026 Tabelle.

Das Problem manueller Umrechnung

Ein Mitarbeitender, der von einer mehrtägigen Reise durch mehrere Länder zurückkommt, steht vor der Aufgabe, historische Wechselkurse für einen Stapel Belege zu recherchieren. Das kostet Stunden — und Fehler bei der Umrechnung können die Erstattungsbeträge verfälschen.

Für Unternehmen unter europäischen DSGVO-Regeln sind Genauigkeit und Sicherheit der Finanzdaten nicht verhandelbar. Eine Excel-Tabelle bietet weder die Sicherheit noch die Präzision, die nötig ist.

Moderne Tools lösen das direkt. Bill.Dock unterstützt über 150 Währungen und rechnet automatisch zum Tageskurs um. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist entscheidend: Alle Daten werden auf DSGVO-konformen EU-Servern in Frankfurt verarbeitet.

Compliance mit den richtigen Tools sicherstellen

Eine Reisekostenrichtlinie ist nur so gut wie ihre Durchsetzung. Ohne konsistenten Prozess bleiben auch die detailliertesten Regeln nur Vorschläge.

Weitere steuerliche Aspekte im DACH-Raum

Neben den Kernthemen gibt es weitere relevante Regelungen:

• Firmenwagen (1%-Regelung): Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, muss monatlich 1% des Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil versteuern. Alternative: Fahrtenbuch. Dies beeinflusst die Reisekostenabrechnung erheblich.
• Home-Office-Pauschale: In Deutschland 6 €/Tag, maximal 1.260 €/Jahr — relevant für Mitarbeitende, die zwischen Büro und Home-Office pendeln.
• Doppelte Haushaltsführung: Bei regelmäßiger Reisetätigkeit mit Zweitwohnung am Arbeitsort können Unterkunftskosten bis 1.000 €/Monat abgesetzt werden (DE).

Das richtige Tool wählen

Der Markt teilt sich in zwei Kategorien:

Enterprise-Plattformen wie SAP Concur, Spendesk und Rydoo bieten integrierte Lösungen mit Travel Booking, Firmenkreditkarten und Spesenabrechnung. Für Einzelpersonen und kleine Teams sind sie oft überdimensioniert und teuer.

Individuelle & KMU-Tools wie Bill.Dock, Circula, N2F und Papierkram fokussieren auf schnelles Beleg-Scanning, präzise Datenerfassung und einfache Reports. Dazu kommen DACH-spezifische Buchhaltungstools wie DATEV, lexoffice und sevDesk, die oft als Ergänzung eingesetzt werden.

Tool-Vergleich

Das wahre Problem bei der Spesenabrechnung ist nicht die Richtlinie selbst — es ist die Reibung. Jede Minute, die für manuelle Dateneingabe, verlorene Belege oder Währungsumrechnung draufgeht, ist eine Minute, die nicht für die eigentliche Arbeit genutzt wird.

Ein einfacherer Ansatz für moderne Professionals

Bill.Dock wurde für genau diese Schmerzpunkte entwickelt. KI-gestütztes Beleg-Scanning mit 95%+ Genauigkeit, Unterstützung für 150+ Währungen, und Delegierten-Zugang für Assistenz oder Steuerberater. Mit Plänen ab 59 €/Jahr und einer 7-tägigen kostenlosen Testphase (ohne Kreditkarte) ist der Einstieg risikofrei.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte die Reisekostenrichtlinie überprüft werden?

Mindestens jährlich — oder bei wesentlichen Änderungen wie Expansion in neue Länder, Gesetzesänderungen (z.B. neue BMF-Pauschalen) oder wiederkehrenden Fragen zu bestimmten Regelungen.

Wie gehen wir mit verlorenen Belegen um?

Definiere ein klares Verfahren: Eigenbeleg mit Angabe von Händler, Datum, Betrag und Geschäftszweck. Setze ein Limit (z.B. 25 €) und begrenze die Anzahl pro Jahr. Besser: Nutze eine App wie Bill.Dock, um Belege sofort zu fotografieren — dann gehen sie gar nicht erst verloren.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten im DACH-Raum?

• Deutschland: 10 Jahre für Buchungsbelege (§147 AO)
• Österreich: 7 Jahre (§132 BAO)
• Schweiz: 10 Jahre (Art. 958f OR)

Digitale Archivierung ist bei diesen Fristen die einzige praktikable Lösung. Ein GoBD-konformes Tool wie Bill.Dock stellt sicher, dass deine Belege revisionssicher gespeichert sind.

Wie sollte die Richtlinie Remote-Mitarbeitende adressieren?

Definiere klare Regelungen für Home-Office-Pauschale (6 €/Tag in DE), Internet-Zuschuss und Büroausstattung. Die Home-Office-Pauschale kann bis zu 1.260 € pro Jahr betragen und wird direkt bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht.

Schluss mit manuellen Spesenabrechnungen und verblassten Thermobelegen. Bill.Dock nutzt KI, um Belegdaten mit über 95% Genauigkeit zu erfassen, unterstützt 150+ Währungen und bietet Delegierten-Zugang für Assistenz oder Steuerberater. Verfügbar für Web, iOS und Android. Starte deine kostenlose Testphase — ohne Kreditkarte.