Was sind erstattungsfähige Arbeitnehmerausgaben? Ein umfassender Leitfaden

Wenn Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke ihr privates Geld auslegen, erwartet das Unternehmen in der Regel, diese Ausgaben zu erstatten. Diese erstattungsfähigen Arbeitnehmerausgaben, oft auch als Spesen oder Reisekosten bekannt, sind ein häufiger, aber auch oft fehlverwalteter Bereich der Unternehmensfinanzen. Dieser Leitfaden erklärt detailliert, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, welche spezifischen Regeln in Deutschland gelten, wie Sie eine solide Spesenrichtlinie aufbauen und wie moderne Tools wie Bill.Dock den gesamten Prozess reibungsloser gestalten.

Was bedeutet „erstattungsfähige Arbeitnehmerausgabe“?

Eine erstattungsfähige Arbeitnehmerausgabe ist jede Ausgabe, die ein Mitarbeiter aus eigener Tasche tätigt, während er seine beruflichen Pflichten erfüllt, und die der Arbeitgeber gemäß Gesetz oder vertraglicher Vereinbarung zurückzahlen muss oder sich bereit erklärt hat zurückzuzahlen. Im deutschen Arbeitsrecht findet sich die Grundlage hierfür in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), der den sogenannten "Aufwendungsersatz" regelt. Demnach hat der Beauftragte (hier: der Arbeitnehmer) Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen, die er zum Zwecke der Ausführung des Auftrags (hier: der Arbeitsleistung) gemacht hat und die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte.

Für die Erstattungsfähigkeit müssen die Ausgaben folgende Kriterien erfüllen:

• Beruflich veranlasst: Die Ausgabe muss einem legitimen geschäftlichen Zweck dienen und direkt mit der Tätigkeit des Mitarbeiters für das Unternehmen zusammenhängen. Private Ausgaben sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.
• Durch Belege nachweisbar: Jede Ausgabe muss durch entsprechende Dokumente (Quittung, Rechnung, Ticket, Bordkarte) belegt werden. Dies ist nicht nur für die interne Nachvollziehbarkeit entscheidend, sondern auch eine zwingende Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung durch das Finanzamt gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
• Innerhalb der Unternehmensfristen eingereicht: Das Unternehmen legt Fristen fest, innerhalb derer Spesenabrechnungen einzureichen sind. Eine verspätete Einreichung kann zur Ablehnung der Erstattung führen.
• Genehmigt: Die Ausgabe muss von einer autorisierten Führungskraft oder der Finanzabteilung geprüft und freigegeben werden. Dies stellt sicher, dass die Ausgaben der Unternehmenspolitik entsprechen und wirtschaftlich sinnvoll sind.

Die häufigsten Kategorien erstattungsfähiger Ausgaben in Deutschland

In Deutschland gibt es eine Vielzahl von Ausgaben, die Arbeitnehmern erstattet werden können. Die wichtigsten Kategorien sind hier aufgeführt, jeweils mit Blick auf die deutsche Rechtslage und steuerliche Besonderheiten.

1. Geschäftsreisen (Reisekosten)

Reisekosten sind die größte Kategorie erstattungsfähiger Ausgaben. Sie umfassen alle Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Eine "Auswärtstätigkeit" liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Die steuerliche Behandlung von Reisekosten ist im § 3 Nr. 16 EStG und § 9 EStG sowie in den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) und zahlreichen BMF-Schreiben detailliert geregelt.

Typische erstattungsfähige Reisekosten sind: